Préparer l’installation d’un photocall : la check-list

Pourquoi préparer l’installation avant de réserver

Nos trois installations arrivent en camion. Entre le camion et l’emplacement, il y a un trajet : un trottoir, une cour, des marches, des portes, parfois un ascenseur. À l’emplacement, il faut de la hauteur, de la place pour les invités et de l’électricité pour le mur végétal et la cage LED (pour la Box Magazine, communiquée sur demande).

Ces réponses, seul le lieu les a. Posez-lui les questions ci-dessous dès la visite ou le premier échange : avec elles, votre demande est complète dès le premier message.

Les questions à poser au lieu de réception

Huit sujets à aborder avec la salle, le domaine ou le responsable technique. Notez les réponses : elles se reportent directement dans la check-list interactive plus bas.

Accès camion et stationnement

Demandez où un camion peut s’arrêter pour décharger, s’il faut une autorisation ou un badge, et la distance à pied jusqu’à l’emplacement. Une rue piétonne, une cour pavée ou un accès par un parking souterrain changent la façon de livrer.

Escaliers, ascenseur et largeur des portes

Comptez les marches, notez l’étage, et demandez s’il existe un ascenseur ou un monte-charge, avec ses dimensions. Mesurez la porte la plus étroite du trajet, entrée de service comprise. Les dimensions de la Box Magazine et de la cage LED sont communiquées sur demande : demandez-les sur WhatsApp (nouvel onglet) et comparez-les à vos mesures.

Hauteur sous plafond

Le mur végétal mesure 3,00 m de large et 2,50 m de haut. Pour la Box Magazine et la cage, les dimensions sont communiquées sur demande. Mesurez la hauteur à l’endroit exact prévu : une poutre, un lustre, une gaine ou un plafond en pente réduisent la place disponible.

Photo réelle

Prises électriques près de l’emplacement

Le mur végétal, avec ses ailes en néon rose-violet, et la cage LED, en néon bleu glacé, sont des installations lumineuses. Repérez les prises les plus proches de l’emplacement et notez leur distance. Leurs besoins électriques, comme ceux de la Box Magazine, sont communiqués sur demande : posez la question sur WhatsApp (nouvel onglet).

Intérieur ou extérieur, et météo

En extérieur, demandez s’il existe un abri, quelle est la nature du sol (herbe, gravier, dalle) et quelle salle sert de repli en cas de pluie ou de vent. Un projet en plein air se discute avant de réserver : décrivez-nous le lieu sur WhatsApp (nouvel onglet).

Horaires de montage et démontage

Demandez à partir de quelle heure le lieu est accessible le jour J, ou la veille, et à quelle heure il doit être libéré. Ces créneaux servent à organiser le montage et le démontage : nous les faisons quand nous livrons l’installation, aux horaires fixés dans le devis.

Règles du lieu

Certains lieux interdisent les fixations au mur ou le scotch au sol, imposent des prestataires agréés ou demandent des documents aux prestataires. Demandez le règlement et le nom du contact sur place le jour J. Si des documents sont demandés, transmettez-nous la liste avec votre demande.

Emplacement et circulation des invités

Choisissez un endroit visible, sans bloquer une sortie, le bar ou la piste de danse. Prévoyez la file d’attente devant l’installation et la place de la personne qui prend la photo. Un arrière-plan calme, sans porte de service ni guirlande de câbles, donne de meilleures photos.

Dimensions et électricité : ce qui est communiqué sur demande

Pour préparer l’installation, voici ce que nous pouvons déjà vous dire, et ce que nous vous communiquons sur demande.

Une inconnue sur votre liste ? Une question sur WhatsApp suffit : dimensions de la Box Magazine (WhatsApp, nouvel onglet), dimensions de la cage LED (WhatsApp, nouvel onglet), besoins électriques (WhatsApp, nouvel onglet). Pour choisir entre les trois, consultez le comparatif des installations.

Les 4 informations à nous envoyer

En plus des réponses du lieu, quatre éléments nous permettent de confirmer la disponibilité et d’établir le devis transport.

1. La date

   Le jour de l’événement et ses horaires. Sur plusieurs jours, la date de fin : l’installation peut-elle rester en place d’un jour à l’autre ? Dites-le aussi.

2. L’adresse

   L’adresse du lieu, ou au moins la ville et le code postal. Le transport en camion est chiffré sur devis.

3. Des photos de l’emplacement

   Deux ou trois photos prises de loin : l’emplacement, le sol, le plafond et le chemin depuis l’entrée. Joignez-les dans WhatsApp, à la suite de votre message.

4. Le texte des stickers

   Pour la Box Magazine : le titre, les prénoms, la date, des accroches ou des logos. Pour le mur végétal, le contenu du sticker est précisé sur devis. L’impression est chiffrée sur devis.

Pour visualiser la couverture avant de nous envoyer le texte, essayez le configurateur de la page Box Magazine. Évitez de reprendre le titre d’un magazine existant, qui est une marque déposée, et n’utilisez que des logos dont vous avez les droits.

Votre check-list d’installation du photocall

Cochez chaque point vérifié et notez la réponse du lieu. Votre progression est enregistrée sur cet appareil : vous pouvez revenir plus tard. Une fois prête, copiez la check-list ou envoyez-la sur WhatsApp en un clic, les réponses sont déjà dans le message.