Soirée de fin d’année d’entreprise : décor lumineux et coin photo

Rétroplanning d’une soirée de fin d’année d’entreprise

Le décor photo se décide souvent en dernier, une fois le lieu et le traiteur réservés. C’est pourtant lui qui demande deux informations tôt : une date confirmée et, si vous personnalisez, un logo validé. Voici l’ordre à suivre.

1. 01Dès maintenant

   Fixer la date et la demander

   Noël en décembre, vœux en janvier : les soirées d’entreprise se concentrent sur quelques semaines. Une demande envoyée tôt vous laisse le choix de l’installation. Elle se fait sans paiement en ligne : nous vous répondons pour confirmer la disponibilité.

2. 02Dès que le lieu est connu

   Vérifier la salle

   Trois questions à poser au lieu ou à l’hôtel : l’accès du camion jusqu’à l’emplacement, une prise électrique à proximité, la hauteur sous plafond. Ajoutez les horaires de montage que le lieu impose.

3. 03Dès que le logo est validé

   Envoyer textes et logos

   Titre, accroches, logo de l’entreprise et des partenaires : envoyez-les même provisoires. Le format des fichiers et le délai d’impression des stickers sont précisés dans le devis.

4. 04Avant le jour J

   Caler la logistique

   Confirmez l’emplacement exact, les horaires de livraison et de reprise, et le nom d’un contact présent sur place ce jour-là.

5. 05Le soir J

   Lancer les photos

   Annoncez le photocall au micro ou dans le programme, et placez-le sur le passage des invités. Les premières photos entraînent les suivantes.

Quelle installation pour quel format de soirée

Nos trois installations se louent à la journée. Ce qui change, c’est le moment de la soirée où chacune sert le mieux.

Photo réelle

Vous hésitez entre deux formats ? Le comparatif des trois installations les met côte à côte, et la page photocall personnalisé pour entreprises détaille les autres usages : lancements, congrès, stands.

Une couverture spéciale fin d’année à vos couleurs

La Box Magazine reprend les codes d’une couverture de presse : un cadre noir épais, un fond blanc, un grand titre et des accroches. Pour une soirée d’entreprise, le titre devient le nom de la société ou de l’événement, les accroches la date, le thème ou un message aux équipes. Chaque invité qui entre dans le cadre fait la une.

Vous pouvez composer votre propre aperçu en direct sur la page Box Magazine, puis l’envoyer avec votre demande. Évitez de reprendre le titre d’un magazine existant : c’est une marque déposée, et un titre à votre nom rend la photo plus personnelle.

Stickers à vos couleurs : ce qu’il faut préparer

La personnalisation passe par des stickers imprimés, chiffrés sur devis. Plus vous les préparez tôt, plus l’échange est simple.

• Le logo dans sa version la plus nette, avec votre charte de couleurs. Le format attendu est précisé dans le devis.
• Les textes : titre, accroches, date. Des versions provisoires suffisent pour démarrer.
• Les logos des partenaires, si vous en affichez. Vous devez disposer des droits d’utilisation : c’est le cas pour votre marque ou pour celle d’un partenaire qui vous l’a confiée.
• Une personne qui valide côté entreprise, pour éviter les allers-retours au dernier moment.

Sur le mur végétal et la cage

Le mur végétal aux ailes néon peut aussi recevoir un sticker personnalisé, contenu et emplacement précisés sur devis. Ses ailes restent rose-violet : vérifiez l’accord avec votre charte avant de le choisir. Pour la cage LED néon, au néon bleu glacé, la personnalisation est à demander : posez la question sur WhatsApp (nouvel onglet).

Vérifier le lieu : hôtel, rooftop ou bureaux

Hôtel, rooftop ou locaux de l’entreprise : demandez au lieu par où passe le camion jusqu’à l’emplacement, s’il y a une prise électrique à proximité et quels horaires de montage il impose. Le mur végétal mesure 3,00 m de large et 2,50 m de haut : il lui faut un plafond plus haut, un emplacement d’au moins 3,00 m de large et du recul devant ; la profondeur au sol est communiquée sur demande, comme les dimensions de la Box Magazine et de la cage (les demander sur WhatsApp (nouvel onglet)). Chaque point est détaillé, avec les questions à transmettre au lieu, dans la check-list d’installation.

Photo réelle

Associer deux ou trois installations

Une grande soirée a plusieurs temps : l’accueil, le dîner, la piste. Un décor par temps fort multiplie les photos sans créer de file d’attente. Les tarifs de location s’additionnent ; le transport est chiffré sur devis pour l’ensemble de la demande.

Toutes les associations sont détaillées dans le comparatif.

Budget : la logique de calcul avec nos tarifs

Le budget d’un décor de soirée se lit en trois lignes. La location : 480 € TTC / jour (400 € HT) pour le mur végétal, 600 € TTC / jour (500 € HT) pour la Box Magazine ou la cage LED. Le transport en camion, sur devis. Les stickers, sur devis, si vous personnalisez.

Pour un salon ou un séminaire sur plusieurs jours, l’estimation multiplie le prix par le nombre de jours : le tarif sur plusieurs jours est confirmé dans le devis. Le détail de chaque poste, avec un estimateur, est dans le guide prix d’une location de photocall. Si le décor doit animer un stand, le guide photocall pour salon professionnel liste les questions à poser à l’organisateur.

Check-list de votre soirée de fin d’année

Avec ces neuf informations, votre demande est complète dès le premier message.

1. La date et les horaires : jour de la soirée, heure d’arrivée des invités, heure de fin.
2. Le lieu : ville ou code postal, nom de la salle, contact du lieu.
3. L’accès du camion : plain-pied, quai de livraison, étage, ascenseur, distance jusqu’à l’emplacement.
4. L’électricité : une prise près de l’emplacement du mur ou de la cage.
5. La hauteur sous plafond : plus de 2,50 m pour le mur végétal ; pour la Box et la cage, demandez les dimensions.
6. Le format : gala, afterwork, soirée dansante, salon, vœux, et le nombre d’invités.
7. Les installations : une, deux ou les trois, et le nombre de jours.
8. Les stickers : titre, accroches, logo de l’entreprise et des partenaires, même provisoires.
9. Le règlement du lieu : horaires de montage, consignes de l’hôtel ou du salon.